Privacy beleid Koninklijk Nederlands Zangersverbond Limburg (KNZV-Limburg)

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG ) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen (persoonsgegevens) in een bestand bewaren. Deze organisaties moeten zich aan de regels in deze nieuwe verordening houden. De AVG vraagt van organisaties een aantal antwoorden die in het privacy beleid moeten worden opgenomen.

Het KNZV-Limburg beschrijft haar privacy beleid middels dit document.

 

Introductie

Het KNZV staat voor Koninklijk Nederlands Zangersverbond. Doel van de inmiddels bijna 160 jaar bestaande koepelorganisatie, het KNZV, is om de amateurmannenzang te stimuleren en te verbeteren. Voor de kwaliteitsbewaking, verbetering en vernieuwing van het repertoire beschikt het KNZV over de nodige faciliteiten ten behoeve van de leden/ verenigingen (dus de koren). Het KNZV is een koepelorganisatie voor 5 regionale verenigingen. Bij deze verenigingen zijn ruim 230 mannenkoren aangesloten. Het KNZV-Limburg is één van deze 5 regionale verenigingen en hierbij zijn momenteel aangesloten ruim 60 (leden)verenigingen uit de provincie Limburg. Voor de realisatie van de hiervoor genoemde doelstellingen, met name ook om de onderlinge communicatie met de leden en hun functionarissen mogelijk te maken, worden bepaalde persoonsgegevens bewaard.

Welkegegevenswordenbewaard?

  1. KNZV-Limburg heeft een eigen website: www.knzv-limburg.nl.

Deze website bestaat uit een openbaar gedeelte en een niet-openbaar gedeelte.

Het openbare gedeelte geeft allerlei informatie over de organisatie van KNZV-Limburg, actueel nieuws, een nieuwsarchief, een agenda van komende evenementen, publicaties die van nut kunnen zijn voor de (leden)verenigingen of andere geïnteresseerden, enz.

Dit openbare gedeelte bevat ook de persoonsgegevens van de bestuursleden van KNZV-Limburg, van de muziekadviseur en muziekambassadeur (s),  van de webmaster en van de coördinator oorkondes en insignes.

Voorts laat de website foto’s zien van de koren van aangesloten leden-verenigingen die van deze mogelijkheid tot plaatsing gebruik hebben gemaakt.

Het niet-openbare deel van de website is benaderbaar via de knop ‘login’. Vervolgens kan men via de knop ‘ledenportaal’ toegang krijgen tot de actuele ledenlijst van KNZV-Limburg.

Deze ledenlijst geeft allereerst een overzicht van het dagelijks bestuur van KNZV-Limburg met de persoonsgegevens van voorzitter, secretaris en penningmeester. Verder geeft de ledenlijst een overzicht van alle aangesloten (leden)verenigingen. Van ieder lid/vereniging volgen dan de persoonsgegevens (naam, adres, telefoon, e-mailadres) van de voorzitter, secretaris, penningmeester, en -in voorkomende gevallen- ook van webmaster, redacteur, bibliothecaris en dirigent.

  1. De Nieuwsbrief. KNZV-Limburg geeft een Nieuwsbrief uit. Deze heeft momenteel ca 350 abonnees.
  1. KNZV-Limburg heeft ook een eigen Facebook-pagina.
  1. Er worden géén systematische bestanden meer bijgehouden in fysieke stukken of dossiers. Het reeds bestaande oude archief wordt nog beoordeeld op de aanwezigheid van persoonsgegevens.

Algemene uitgangspunten van het privacy beleid van KNZV-Limburg.

 

Het privacy beleid kenmerkt zich door de volgende uitgangspunten:

Bij het vastleggen en verwerken van de persoonsgegevens wordt expliciet toestemming gevraagd aan de (leden)verenigingen dan wel personen die het betreft.

De persoonsgegevens worden alleen verzameld en verwerkt voor het hierboven aangegeven doel. Er worden niet meer gegevens verzameld dan nodig is voor dit doel. KNZV-Limburg zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren , verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden.

KNZV-Limburg zorgt ervoor dat de gegevens correct zijn en blijven.

De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel en in elk geval zolang als specifieke regelgeving dit vereist.

De gegevens worden beschermd tegen toegang door onbevoegden.

Personen wier persoonsgegevens worden bewaard hebben recht tot toegang tot de eigen gegevens en zij kunnen verzoeken de vastgelegde gegevens te corrigeren dan wel te verwijderen.

Er worden géén zogenaamde ‘bijzondere persoonsgegevens’ bewaard, behoudens het hierboven vermelde foto-materiaal.

Meer concreet betekent dit:

Alle personen wier persoonsgegevens op het openbare deel van de website staan vermeld, hebben hier expliciet hun goedkeuring voor gegeven.

Toegang tot het ‘ledenportaal’ is alleen mogelijk na invoering van een geldige gebruikersnaam en wachtwoord. Toegang tot het ‘ledenportaal’ is gelet op de bescherming van de persoonsgegevens en de privacyaspecten alléén toegestaan aan de bestuursleden van KNZV-Limburg alsmede aan iedere secretaris van de (leden)verenigingen.

Er zijn zogenaamde verwerkersovereenkomsten gesloten tussen KNZV-Limburg en aangesloten (leden)verenigingen. In deze verwerkersovereenkomsten is vastgelegd op welke AVG-conforme wijze partijen omgaan met de persoonsgegevens die de (leden)verenigingen door KNZV-Limburg laten verwerken.

Met name dus waar het gaat om de persoonsgegevens van de bestuursleden en andere functionarissen, de groepsfoto van haar koorleden en de mogelijkheid om foto’s te laten plaatsen op de Facebookpagina. De (leden)verenigingen verklaren in deze verwerkersovereenkomsten dat zij de persoonsgegevens van hun leden/natuurlijke personen hebben verkregen, gaan bijhouden en beveiligen met inachtneming van de AVG. Zij verklaren zich ook  verantwoordelijk voor de correctheid van de aan KNZV-Limburg verstrekte persoonsgegevens.

Van (leden)verenigingen met wie géén verwerkersovereenkomst is gesloten, mag en zal KNZV-Limburg géén persoonsgegevens verwerken.

Met betrekking tot de Nieuwbrief: geïnteresseerden in een abonnement op deze Nieuwsbrief kunnen zich aanmelden via de website door invulling van naam en e-mailadres. Indien men de Nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen, kan men zich afmelden met het formulier op de website of via de link onderaan de Nieuwsbrief. In beide gevallen wordt er op het scherm getoond dat de afmelding is verwerkt. De webmaster zorgt dat het

 e-mailadres  definitief uit het systeem wordt verwijderd. Op deze wijze is ook de Nieuwsbrief AVG-proof.

Met betrekking tot de website: er worden géén gegevens verzameld met betrekking tot de bezoeken aan onze website, zoals het IP-adres van de bezoekers.

                                Uw rechten

Personen wier persoonsgegevens worden gebruikt, hebben recht op inzage in de persoonsgegevens en het recht om correctie, beperking of verwijdering van de persoonsgegevens te vragen. Men kan bezwaar maken tegen het gebruik van de persoonsgegevens. Indien de verwerking van de persoonsgegevens berust op toestemming, dan kan men deze te allen tijde intrekken.

Men kan een verzoek en/of vragen met betrekking tot privacy gerelateerde zaken sturen aan de secretaris van de KNZV-Limburg en men ontvangt dan zo spoedig mogelijk antwoord.

De betrokken bestuursleden en functionarissen van de leden/verenigingen kunnen hun persoonsgegevens niet rechtstreeks inzien, maar zij kunnen inzage vragen aan de secretaris van KNZV-Limburg, dan wel aan de secretaris van het betreffende lid/vereniging.

Men is tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.

                               Verantwoordelijkheid

 

Het bestuur van KNZV-Limburg is verantwoordelijk voor het privacy beleid.

                              

                               Datalekken

Datalekken dienen te worden gemeld binnen 72 uur na ontdekking. We spreken van een datalek als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Een datalek is het gevolg van een beveiligingsprobleem. In de meeste gevallen gaat het om uitgelekte computerbestanden, een gestolen geprinte ledenlijst of cliëntgegevens. Andere voorbeelden zijn cyberaanvallen, verkeerd verzonden e-mail, gestolen laptops, afgedankte niet-schoongemaakte computers en verloren USB-sticks.

Een datalek moet gemeld worden aan de voorzitter van KNZV-Limburg en aan de webmaster. Deze checken wat er gelekt is en brengen in kaart wat de gevolgen zijn voor de personen van wie de persoonsgegevens gelekt zijn. Zij doen een melding aan het bestuur inhoudend de aard van de inbreuk; de instanties waar of persoon bij wie meer informatie over de inbreuk kan worden verkregen; de aanbevolen maatregelen om de negatieve gevolgen van de inbreuk te beperken; een beschrijving van de geconstateerde en de vermoedelijke gevolgen van de inbreuk voor de verwerking van persoonsgegevens; de maatregelen die de organisatie heeft genomen of voorstelt te nemen om deze gevolgen te verhelpen. Zij doen een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De melding kan digitaal gedaan worden bij het meldloket van de Autoriteit Persoonsgegevens:  http://datalekken.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Vastgesteld door het bestuur KNZV-Limburg, Roermond 30 mei 2018